Podatek od wynajmu mieszkania w Polsce rozlicza się dziś inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Od 2023 roku najem prywatny można opodatkować wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, ale część wynajmujących nadal korzysta z innych form – w ramach działalności gospodarczej. Warto uporządkować temat, bo błędny wybór lub złe rozliczanie potrafi zjeść sporą część zysku. Poniżej zebrano najważniejsze zasady, aktualne stawki podatku od wynajmu i praktyczne różnice między formami opodatkowania. Tekst jest skierowany do osób, które realnie wynajmują lub planują wynajmować mieszkanie, a nie tylko „czytają o podatkach z ciekawości”.
Najem prywatny a najem w działalności – podstawowe rozróżnienie
Na początku trzeba rozdzielić dwie sytuacje, bo od nich zależy wybór formy opodatkowania:
- najem prywatny – mieszkanie wynajmowane poza działalnością gospodarczą, jako osoba fizyczna, np. jedno lub kilka mieszkań „przy okazji”;
- najem w ramach działalności gospodarczej – gdy wynajem ma charakter zorganizowany, zarobkowy i ciągły, np. wiele mieszkań, krótkoterminowy najem, obsługa jak w mini-biznesie.
Od strony podatkowej to kluczowe, bo:
- przy najem prywatnym od 2023 r. obowiązuje wyłącznie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (nie ma już skali podatkowej ani rozliczania kosztów);
- przy najem w działalności dostępne są wszystkie standardowe formy: skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt (na zasadach dla firm).
Co ważne, samo posiadanie kilku mieszkań nie przesądza jeszcze o tym, że wynajem musi być działalnością gospodarczą, ale im większa skala i bardziej „biznesowe” podejście (reklama, obsługa jak firmy, krótkie pobyty), tym większe ryzyko uznania tego za działalność.
Najem prywatny mieszkania – od 2023 roku wyłącznie ryczałt 8,5% / 12% od przychodu, bez możliwości rozliczania kosztów i bez skali podatkowej.
Podatek od najmu prywatnego – ryczałt 8,5% i 12%
Dla większości osób wynajmujących mieszkanie podstawowym wariantem jest dziś najem prywatny rozliczany ryczałtem. Podatek liczy się od przychodu, czyli od kwot otrzymanych od najemcy (zwykle czynsz „dla właściciela”, bez opłat do wspólnoty czy mediów, jeśli są refakturowane).
Obowiązują dwie stawki:
- 8,5% – od przychodów z najmu do 100 000 zł rocznie (łączny limit dla całego najmu prywatnego);
- 12% – od nadwyżki ponad 100 000 zł przychodu rocznie.
Jeśli więc ktoś ma jedno mieszkanie wynajmowane np. za 2 500 zł miesięcznie (bez mediów), roczny przychód 30 000 zł jest w całości objęty stawką 8,5%. Podatek za cały rok wyniesie 2 550 zł, bez względu na to, ile wynoszą faktyczne koszty (raty kredytu, remonty, amortyzacja).
Wadą ryczałtu jest to, że nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu. Nie ma znaczenia wysokość odsetek od kredytu, wydatków na wyposażenie, remont czy amortyzację – fiskus patrzy wyłącznie na przychód. Przy mieszkaniu kupionym na kredyt bywa to bolesne, bo podatek płaci się także wtedy, gdy realnie (po wszystkich kosztach) zysk jest symboliczny albo nawet ujemny.
Zaletą jest natomiast prostota wyliczenia: stawka x przychód, bez skomplikowanych kalkulacji. Dla małego najmu, bez dużych kosztów, ryczałt zwykle wychodzi korzystnie lub przynajmniej akceptowalnie.
Rozliczanie ryczałtu z najmu prywatnego – praktyczne zasady
Przy najmie prywatnym ryczałt rozlicza się na prostych zasadach, ale kilka elementów trzeba mieć dobrze poukładanych, żeby nie narobić sobie zaległości.
Przychód z najmu – co faktycznie podlega opodatkowaniu
Kluczowe jest ustalenie, co jest przychodem wynajmującego. W praktyce przy umowie najmu długoterminowego zwykle występują:
- czynsz najmu – kwota, którą najemca płaci właścicielowi za korzystanie z lokalu;
- opłaty eksploatacyjne do wspólnoty / spółdzielni – czasem płaci je najemca bezpośrednio, czasem przechodzą przez właściciela;
- media – prąd, gaz, woda, internet.
Co do zasady, przychodem jest to, co stanowi wynagrodzenie za udostępnienie mieszkania. Jeżeli w umowie jasno zapisano, że najemca zwraca właścicielowi równowartość opłat eksploatacyjnych/mediów, bez marży, to fiskus często akceptuje wyłączenie tych kwot z przychodu (jako tzw. refaktury). Dobrze jest zadbać o jasne zapisy umowy oraz sposób rozliczeń (osobne pozycje na przelewie).
Zwrot kaucji przy zakończeniu umowy nie jest przychodem, o ile nie jest potrącana na poczet zaległości lub szkód.
Terminy i forma rozliczeń
Podatek od najmu prywatnego płaci się jako ryczałt miesięczny lub kwartalny (przy spełnieniu warunków dla ryczałtowców kwartalnych). Deklarację składa się raz w roku – na formularzu PIT-28.
Najważniejsze zasady:
- zaliczki na ryczałt wpłaca się do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (np. za styczeń – do 20 lutego);
- PIT-28 składa się do końca kwietnia roku następnego (wraz z ewentualną dopłatą podatku);
- numer konta do wpłat – mikrorachunek podatkowy właściwy dla wynajmującego.
Przy najmie prywatnym nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, ale warto prowadzić prostą ewidencję przychodów (miesiąc, kwota czynszu, daty wpływu). Ułatwia to zarówno rozliczenia, jak i ewentualne spory z urzędem.
Najem w ramach działalności gospodarczej – kiedy warto?
Najem można też opodatkować w ramach działalności gospodarczej. Wtedy wynajmujący staje się przedsiębiorcą, a przychód z najmu jest przychodem firmowym. Ma to sens przede wszystkim przy większej skali, wysokich kosztach i gdy planowane jest budowanie „małego biznesu najmu”.
W działalności dostępne są trzy główne formy:
- skala podatkowa – 12% i 32% od dochodu;
- podatek liniowy – 19% od dochodu;
- ryczałt – 8,5% / 12% od przychodu (ale tu obowiązują limity i inne zasady niż przy najmie prywatnym).
Największa różnica wobec najmu prywatnego na ryczałcie polega na tym, że przy skali i liniówce można rozliczać koszty uzyskania przychodu – w tym odsetki od kredytu, remonty, wyposażenie, amortyzację. Przy dużych inwestycjach podatkowo bywa to dużo korzystniejsze.
Skala podatkowa i podatek liniowy przy najmie w firmie
Przy skali podatkowej obowiązują stawki:
- 12% – od dochodu do 120 000 zł rocznie;
- 32% – od nadwyżki dochodu powyżej 120 000 zł.
Do tego dochodzą składki ZUS i ewentualnie składka zdrowotna, która w praktyce znacząco wpływa na całkowite obciążenie. W zamian można odliczać koszty, w tym amortyzację mieszkania (z ograniczeniami dla lokali mieszkalnych nabytych po określonych datach – te przepisy również warto sprawdzić pod kątem aktualności, bo były kilkukrotnie nowelizowane).
Podatek liniowy 19% bywa atrakcyjny przy wysokich dochodach, ale pozbawia preferencyjnych rozliczeń, np. wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz części ulg. Nadal jednak możliwe jest pełne rozliczanie kosztów najmu w działalności.
Najem w działalności gospodarczej ma sens głównie wtedy, gdy koszty (odsetki, remonty, amortyzacja) są znaczące i realnie obniżają dochód – inaczej prostszy ryczałt prywatny zwykle wygrywa.
Ryczałt w działalności a ryczałt przy najmie prywatnym – ważne różnice
Ryczałt w działalności gospodarczej i ryczałt przy najmie prywatnym wyglądają podobnie, ale nie są tym samym. W obu przypadkach stawki 8,5% i 12% odnoszą się do przychodu, natomiast różnice pojawiają się w otoczeniu podatkowym.
Przy najmie w działalności trzeba uwzględnić:
- limit przychodów uprawniający do ryczałtu w działalności (co do zasady 2 mln euro rocznie – i dotyczy wszystkich przychodów z działalności, nie tylko z najmu);
- ZUS i składkę zdrowotną – co powoduje, że realne obciążenie jest wyższe niż „gołe” 8,5%/12% od przychodu;
- obowiązki ewidencyjne typowe dla firmy – księgowość, JPK, faktury itp.
Najem prywatny na ryczałcie jest pod tym względem znacznie prostszy – brak ZUS, tylko PIT-28 raz w roku i zaliczki na podatek. Z kolei działalność, mimo większej „papierologii”, pozwala lepiej planować podatki przy większym portfelu nieruchomości.
Wspólny najem, małżeństwo i współwłasność – kto płaci podatek?
Często mieszkanie jest współwłasnością dwóch osób – współmałżonków, rodzeństwa, partnerów. W podatkach trzeba wtedy ustalić, kto formalnie osiąga przychód i w jakiej części.
Przy małżonkach, między którymi istnieje wspólność majątkowa, możliwe są dwa rozwiązania:
- każdy rozlicza połowę przychodu z najmu (po 50%);
- całość przychodu z najmu rozlicza jeden z małżonków – po złożeniu odpowiedniego oświadczenia do urzędu skarbowego.
Druga opcja jest wygodna organizacyjnie – jeden PIT-28, jedna ewidencja, jeden rachunek. Współwłasność z osobami niespowiązanymi (np. rodzeństwo, wspólnicy) wymaga już odrębnych rozliczeń przez każdą osobę w części, która do niej należy.
Warto mieć to dobrze uregulowane w umowie najmu i ewentualnych dokumentach do urzędu skarbowego, żeby nie wywoływać wątpliwości, kto powinien wykazywać przychód.
Kiedy rozważyć zmianę formy opodatkowania najmu?
Decyzja o tym, czy pozostać przy najmie prywatnym na ryczałcie, czy „przejść na działalność”, powinna być oparta na prostym rachunku – ile realnie zostaje w kieszeni po wszystkich podatkach i składkach.
W praktyce sygnałami, że warto analizować zmianę formy opodatkowania, są m.in.:
- zakup większej liczby mieszkań na kredyt, z wysokimi odsetkami i dużymi remontami;
- wejście w najem krótkoterminowy, z dużą rotacją gości, reklamą, obsługą jak mini-hotel;
- dochód z najmu zaczyna stanowić główne źródło utrzymania.
Przy jednym, dwóch mieszkaniach bez dużych kosztów zwykle zostaje się przy najem prywatny + ryczałt 8,5%/12%. Przy większej skali i kosztach często korzystniej wypada działalność gospodarcza + skala lub liniówka, mimo obciążeń ZUS.
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę przy podatku od wynajmu mieszkania
Podatek od wynajmu mieszkania w Polsce sprowadza się dziś w praktyce do dwóch ścieżek: najem prywatny na ryczałcie 8,5% / 12% albo najem w ramach działalności gospodarczej z wyborem skali, liniówki lub ryczałtu firmowego. Różnice między nimi polegają głównie na możliwości rozliczania kosztów, obciążeniu składkami ZUS i poziomie formalności.
Osoba zaczynająca najem jednego mieszkania zazwyczaj dobrze wychodzi na prostym ryczałcie. Im większa skala i wyższe koszty, tym bardziej opłaca się „policzyć na chłodno”, czy nie warto wejść w działalność. Niezależnie od wariantu, warto pilnować trzech rzeczy: jasnej umowy z najemcą, rzetelnej ewidencji przychodów oraz terminowych wpłat podatku. Dzięki temu wynajem pozostaje źródłem dochodu, a nie stresu związanego z kontrolą skarbową.